錢晟

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人生的六個層次

熟悉我工作方法的人都知道,我算是熱愛GTD方法論的人,但一直沒有徹底落實,只是在多年來一直斷斷續續地部分實做,尤其在工作失衡的時候,我經常會找出搞定來重新溫習,實行的方法往往是片段內容。

2017年,終於決定好好執行GTD,用Omnifocus管理自己的工作、生活,再透過Ulysses管理自己的筆記、知識文本,讓本來混沌前進的生活有了章法,也看清很多自己生活的盲點。

這次重讀GTD,收益最深的不是Next action的管理,反而是六個人生高度,整理了自己的心得,和大家分享:

  1. Ground, next actino:地面高度,指的就是所有的待辦事項,而且是「一步可達」的待辦事項,例如:打電話給爸爸、叫計程車,而去土耳其玩這種需要規劃、執行的,都屬於「兩步以上」的項目。
  2. 10000 feet, projects:離地面一萬英尺,就是所謂項目層級,前述的所有「兩步以上」的工作,都屬於項目。
  3. 20000 feet, areas of focus:這是我過去最不明白的一個維度,areas of focus比中文翻譯好懂很多,顧名思義就是自己的責任、興趣點,所有的項目的結果,應該都做責任範圍內,具體來說像興趣、事業、家庭都可以算是areas of focus的大項,具體可以再劃分像父親、丈夫、閱讀、音樂等較細的定義,不用擔心會分得過細,因為areas of focus的目的就是讓自己關注的範圍明確。知道了areas of focus可以做什麼呢?事實上它就是我們思考項目的時候的查核清單,站在自己關注的領域的高度,才能知道自己是不是偏廢了某些自己最珍視的事。
  4. 30000 feet, goals:這是第一個和未來有關的高度,定義的事未來1到2年的目標,你希望自己在各領域會有什麼發展呢?你會換工作嗎?或是你期待自己短期有什麼進步呢?
  5. 40000 feet, vision:判斷未來5到10年世界會有什麼變化呢?在這樣的變化之中,如果你幹出一個事業,做得很好,你覺得是做了什麼呢?建議可以看看企業的vision,比對自己的人生,如果這是一家企業,你會寫些什麼呢?
  6. 50000 feet, purpose and principles:寫下你對自己人生的目的,你為何而生、你又為何走到這裏,我目前只有零散地寫了一些人生一定不做的事,立下一些原則,但要有多大的智慧才能真正立下人生的憲法呢?

在搞定裡面鼓勵大家由下往上思考,畢竟很少人能直指自己生命的意義,但我認為更重要的是把上層視為一種查核清單,一一檢視我們的長短期目標和關注領域,如果和我們的行動不一,要不是方向錯了,就是我們也許生活早已失衡。

面對這個多變的世界,真正幫助我們的不是清楚的工作項、有趣的工具,甚至人工智能也只能在限縮的範圍裡面發揮作用;我們真正需要的是對自己的信心,相信我們正在做的事是最有價值的事,只有這樣我們才能心無旁騖地工作,發揮自己的能力。而信心,就來自我們對六個人生層次的理解和掌握。

一分鐘經理人:目標、讚美、更正

我認為經理人最重要的工作就是去除沒有提升價值的行為,並且把資源移轉到創造價值的行為,管理學就是從此誕生,經理人透過指責、獎勵、訂定管理辦法等手段,讓員工致力於創造價值。

一分鐘經理人(The new one minute manager)最早在1982年出版,我讀的是2015年的新版,全書圍繞一家公司的管理哲學,只談三個概念,但非常雋永。引人深思。

一分鐘目標

如果經理人只談一件事,我認為最重要的就是目標,如果目標明確清晰,找到正確方法往往不難,一分鐘經理人的第一個概念就是一分鐘目標,在每一件新工作,經理人應該和員工取得目標共識,並且寫在紙上,兩人各存一份。

在互聯網已經非常普及的時代,trello是更好的選擇,團隊成員可以共用一個trello board,並且建一個in progress的list,就可以很輕易地記錄工作、共識,還可以協作團隊工作的目標,讓大家都見到彼此的但工具永遠只是輔助,管理者與團隊成員取得共識的過程,永遠是最重要的。

雙方確認目標以後,經理人必須及時給出反饋。

一分鐘稱讚

當團隊成員做出好的表現,應該立刻稱讚,這樣的讚美才能讓團隊成員明確感受到經理人的關心,同時要有具體表現,表達這項成果對於團隊及經理人的意義。

接著,停頓幾秒,讓受到讚美的團隊成員再次理解、感受自己做對了一件事,最終,鼓勵團隊都往更好的成果邁進。

讚美的過程不到1分鐘,但是卻可以讓團隊明白什麼是好,另一個角度來說,讓團隊知道什麼是不好的,意義一樣重要。

一分鐘更正

當團隊成員犯錯,應該立刻檢討,而第一件事要確認是不是目標溝通不明確,如果目標溝通不明確,那經理人應該100%承擔,這是權責的分際。

接著,應該分析問題出在哪裡,為什麼會犯錯,經理人也應該表達這個錯誤的嚴重性,以及對於公司的意義,接著沈默幾秒,讓團隊成員可以再次明白自己犯錯的原因,避免再次犯錯。

接著經理人就是告訴團隊成員他仍然相信他,並且表達他對團隊成員的信任,並且讓這件事過去,因為錯誤已經更正,應該立刻回到工作軌道。

共識決定成果

綜合以上,我們可以說一分鐘經理人事實上圍繞著達成共識、鞏固共識,只有雙方都認可明白的目標,才可以稱做是明確的目標,但是語言難免有所偏差,彼此對於能力的判斷也不一定能完美匹配,所以就要靠一分鐘讚美、更正,讓彼此更了解彼此的能力和標準,進而達成真正的「共識」。

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