錢晟

說說觀點,談談學到的事。

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標籤: 工作方法 (page 1 of 4)

高效能人士都有的五個習慣 – 什麼是經理人

在一個現代組織裡,如果一個只是工作者能夠憑藉他的職位和知識,對該組織富有貢獻的責任,因而能實質地影響該組織的經營能力及達成的成果,那麽他就是一位經理人。

-高效能人士都有的五個習慣

其實我更喜歡中國翻譯的名字《卓有成效的管理者》,而不是《高效能人士都有的五個習慣》,一方面覺得這書名太長,一方面感覺把這樣一本富有思想的書寫得像是一本騙稿費的實做書實在很可惜,但還好,內文的翻譯無損書本內容的優秀。

我們在職場上,並非所有的管理人員都是經理人,而有很多沒有下轄部屬的人,事實上都是重要的經理人,其中的差異就在是不是知識工作者,與是不是能真正有所貢獻,影響組織的經營;比方說,工廠的領班,他們往往只是監工,他們管理別人的工作,卻對於下屬的工作方向、內容沒有責任與職權,他們與過往的勞力工作者沒有差異,評估他們的工作方法也仍然是「是否把事做對」,而與「做對的事」無關。

看看現在社會許多工作者,同樣的崗位,有人會把自己的高度拉昇到經理人,有人則讓自己被定位在螺絲釘、工具的角色,固定產出可以規格化的產物,從經營企業的角度來說,之所以沒有用機器取代這些人力,我認為單純只是現在機械不夠發達,就如同手工並非必然比機器好,我們的工作應當產出功勞,而非苦勞。

現代職場工作,即使沒有下屬,也永遠應該像個經理人一樣思考,只有時時關注自己的外部價值,才能知道什麼是「對的事」,進而在職場上找到自己的定位和成就感。

高效能人士都有的五個習慣 – 要事優先的力量

最近在重讀杜拉克的《高效能人士都有的五個習慣》,書裏花了一大章節談要事優先,同樣的觀念,在《與成功有約》裡面也有提到,但我覺得杜拉克說得更好,更具有操作性。

杜拉克說了一個故事,關於一位製藥公司的總裁在11年的時間裡把公司從國內的小企業帶領成為國際級大公司的過程,這位總裁一共推動了三個重大決策:

  1. 訂定未來的藥品發展方向,瞄準未來而不是追趕對手。
  2. 跟隨某國家的健康保險制度開發市場,而不是與同業競爭。
  3. 改變業務結構,配合各國的醫療福利政策。

這位總裁將三項策略依序達成,最終成就了難得的成長。策略自身的智慧不看,「依序」其實發揮了強大的力量,我們往往沒有勇氣在職場上挑出真正重要、有價值的事,以至於只能做出平凡的成果。

有人會說,他的工作環境不允許他只做最重要的事,但實際上他也不知道自己工作最重要的產出是什麼,如果不知道自己的工作為何重要,有什麽道理說環境不允許自己做重要的事呢?

用Trello的正確心理模型

很久以前就用過Trello,主要用在管理自己的事情,不過幾天就放棄了,主要是覺得不好用、不能理解它的運作邏輯。

最近因為學習Swift,又重新用起Trello,這次一打開我就明白Trello的思路了,它是一塊白板。我經常在白板畫流程,有時候也會用白板整理待辦事項,把Trello想像成專門管理便利貼的白板,一切就清楚多了。

一個board顧名思義就是一塊白板,而list則是空出來貼便利貼的一個直排空間,那麽card自然就是一張又一張的便利貼了,和Teambition、Tower最大不同的地方,就在於card是便利貼,而不是to-do,card下面可能有許多待辦事項,自身卻是明確表達「一件事」,陳述一個主題、一個概念。自然不應該有「check」的功能。

當我們完成一張card的事項,該做的不是刪除、archive,而是把它從「待處理」的list移到「已完成」的list,而我在學習swift的過程裡面,我把幾個簡單的功能湊成一個proejct,用board管理,核心的操作用MECE的概念分類成list,記錄自己每個收獲、bug、報錯的信息,學習速度很好,也很快把語句的表達方式熟悉了。

事實上我現在也用Trello管理工作的項目,但是不對標工作真正的project,而是切碎後的project,雖然我相信Trello可以管理中大型項目,但如果把Trello管理的時間幅度控制在3周以內,我發現內容恰當,維護成本低而且list不會太發散,就如同白板,每隔一段時間就要擦乾淨重新寫過,轉換大腦的排列組合。

Trello:https://trello.com/

人生的六個層次

熟悉我工作方法的人都知道,我算是熱愛GTD方法論的人,但一直沒有徹底落實,只是在多年來一直斷斷續續地部分實做,尤其在工作失衡的時候,我經常會找出搞定來重新溫習,實行的方法往往是片段內容。

2017年,終於決定好好執行GTD,用Omnifocus管理自己的工作、生活,再透過Ulysses管理自己的筆記、知識文本,讓本來混沌前進的生活有了章法,也看清很多自己生活的盲點。

這次重讀GTD,收益最深的不是Next action的管理,反而是六個人生高度,整理了自己的心得,和大家分享:

  1. Ground, next actino:地面高度,指的就是所有的待辦事項,而且是「一步可達」的待辦事項,例如:打電話給爸爸、叫計程車,而去土耳其玩這種需要規劃、執行的,都屬於「兩步以上」的項目。
  2. 10000 feet, projects:離地面一萬英尺,就是所謂項目層級,前述的所有「兩步以上」的工作,都屬於項目。
  3. 20000 feet, areas of focus:這是我過去最不明白的一個維度,areas of focus比中文翻譯好懂很多,顧名思義就是自己的責任、興趣點,所有的項目的結果,應該都做責任範圍內,具體來說像興趣、事業、家庭都可以算是areas of focus的大項,具體可以再劃分像父親、丈夫、閱讀、音樂等較細的定義,不用擔心會分得過細,因為areas of focus的目的就是讓自己關注的範圍明確。知道了areas of focus可以做什麼呢?事實上它就是我們思考項目的時候的查核清單,站在自己關注的領域的高度,才能知道自己是不是偏廢了某些自己最珍視的事。
  4. 30000 feet, goals:這是第一個和未來有關的高度,定義的事未來1到2年的目標,你希望自己在各領域會有什麼發展呢?你會換工作嗎?或是你期待自己短期有什麼進步呢?
  5. 40000 feet, vision:判斷未來5到10年世界會有什麼變化呢?在這樣的變化之中,如果你幹出一個事業,做得很好,你覺得是做了什麼呢?建議可以看看企業的vision,比對自己的人生,如果這是一家企業,你會寫些什麼呢?
  6. 50000 feet, purpose and principles:寫下你對自己人生的目的,你為何而生、你又為何走到這裏,我目前只有零散地寫了一些人生一定不做的事,立下一些原則,但要有多大的智慧才能真正立下人生的憲法呢?

在搞定裡面鼓勵大家由下往上思考,畢竟很少人能直指自己生命的意義,但我認為更重要的是把上層視為一種查核清單,一一檢視我們的長短期目標和關注領域,如果和我們的行動不一,要不是方向錯了,就是我們也許生活早已失衡。

面對這個多變的世界,真正幫助我們的不是清楚的工作項、有趣的工具,甚至人工智能也只能在限縮的範圍裡面發揮作用;我們真正需要的是對自己的信心,相信我們正在做的事是最有價值的事,只有這樣我們才能心無旁騖地工作,發揮自己的能力。而信心,就來自我們對六個人生層次的理解和掌握。

一分鐘經理人:目標、讚美、更正

我認為經理人最重要的工作就是去除沒有提升價值的行為,並且把資源移轉到創造價值的行為,管理學就是從此誕生,經理人透過指責、獎勵、訂定管理辦法等手段,讓員工致力於創造價值。

一分鐘經理人(The new one minute manager)最早在1982年出版,我讀的是2015年的新版,全書圍繞一家公司的管理哲學,只談三個概念,但非常雋永。引人深思。

一分鐘目標

如果經理人只談一件事,我認為最重要的就是目標,如果目標明確清晰,找到正確方法往往不難,一分鐘經理人的第一個概念就是一分鐘目標,在每一件新工作,經理人應該和員工取得目標共識,並且寫在紙上,兩人各存一份。

在互聯網已經非常普及的時代,trello是更好的選擇,團隊成員可以共用一個trello board,並且建一個in progress的list,就可以很輕易地記錄工作、共識,還可以協作團隊工作的目標,讓大家都見到彼此的但工具永遠只是輔助,管理者與團隊成員取得共識的過程,永遠是最重要的。

雙方確認目標以後,經理人必須及時給出反饋。

一分鐘稱讚

當團隊成員做出好的表現,應該立刻稱讚,這樣的讚美才能讓團隊成員明確感受到經理人的關心,同時要有具體表現,表達這項成果對於團隊及經理人的意義。

接著,停頓幾秒,讓受到讚美的團隊成員再次理解、感受自己做對了一件事,最終,鼓勵團隊都往更好的成果邁進。

讚美的過程不到1分鐘,但是卻可以讓團隊明白什麼是好,另一個角度來說,讓團隊知道什麼是不好的,意義一樣重要。

一分鐘更正

當團隊成員犯錯,應該立刻檢討,而第一件事要確認是不是目標溝通不明確,如果目標溝通不明確,那經理人應該100%承擔,這是權責的分際。

接著,應該分析問題出在哪裡,為什麼會犯錯,經理人也應該表達這個錯誤的嚴重性,以及對於公司的意義,接著沈默幾秒,讓團隊成員可以再次明白自己犯錯的原因,避免再次犯錯。

接著經理人就是告訴團隊成員他仍然相信他,並且表達他對團隊成員的信任,並且讓這件事過去,因為錯誤已經更正,應該立刻回到工作軌道。

共識決定成果

綜合以上,我們可以說一分鐘經理人事實上圍繞著達成共識、鞏固共識,只有雙方都認可明白的目標,才可以稱做是明確的目標,但是語言難免有所偏差,彼此對於能力的判斷也不一定能完美匹配,所以就要靠一分鐘讚美、更正,讓彼此更了解彼此的能力和標準,進而達成真正的「共識」。

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